Ein eigenes Gewerbe bringt kreative Freiheit, aber auch Pflichten gegenüber dem Finanzamt mit sich. Insbesondere in kleineren Betrieben, auch hier in Oer-Erkenschwick und Umgebung, herrscht oft Unsicherheit. Was gilt beim Erstellen von Rechnungen? Wie gestaltet man die Buchhaltung gesetzeskonform? Und wo liegen die Umsatzgrenzen? Kennen Kleinunternehmer die wichtigsten Regeln, vermeiden sie viele Fehler und zugleich unangenehme Nachfragen.
Umsatzgrenzen klar im Blick behalten
Die klassische Kleinunternehmerregelung erlaubt im Vorjahr einen Umsatz bis 25.000 Euro netto. Wird diese Grenze überschritten, greift ab dem Folgejahr automatisch die Regelbesteuerung. Im laufenden Jahr selbst liegt die neue Obergrenze bei 100.000 Euro netto. Sobald dieser Wert überschritten wird, entfällt der Kleinunternehmerstatus unmittelbar und die Umsatzsteuer ist ab diesem Zeitpunkt auszuweisen und abzuführen.
Für die Berechnung zählt stets der tatsächliche Umsatz, nicht der Gewinn; ein Detail, das bereits vielen Selbstständigen zum Verhängnis wurde. Einnahmen aus verschiedenen Quellen, zum Beispiel aus nebenberuflicher Selbstständigkeit, einem Online-Shop und anderen Dienstleistungen, werden zusammengerechnet. Darum empfiehlt sich eine laufende Kontrolle der Einnahmen, am besten monatlich, möchte man böse Überraschungen vermeiden. Eine einfache Excel-Tabelle oder eine digitale Buchhaltungssoftware nehmen lokalen Selbstständigen hierbei viel Arbeit ab.
Hinweis: Wenn Rechnungen in andere EU-Staaten gehen, wirken sich diese Umsätze auf die Kleinunternehmerregelung aus. Selbst wenn auf diese Leistungen keine Umsatzsteuer erhoben wird, müssen sie dem Bundeszentralamt für Steuern gemeldet sein. Nur so lässt sich ein reibungsloser Ablauf sicherstellen, ohne spätere Nachfragen vom Finanzamt.
Ordnung schaffen leicht gemacht dank GoBD
Die GoBD regeln, wie Unternehmer ihre Buchführung zu organisieren haben, damit sie den Anforderungen des Finanzamtes entsprechen. Dieses legt nämlich großen Wert auf eine nachvollziehbare und lückenlose Buchführung, wozu alle Einnahmen und Ausgaben zeitnah, vollständig und manipulationssicher zu dokumentieren sind.
Jeder Geschäftsvorfall benötigt einen Beleg und jede Buchung muss sich einem Beleg zuordnen lassen, der nachträglich nicht mehr veränderbar sein darf. Handschriftliche Notizen oder lose Zettel reichen nicht aus, weshalb Belege direkt digital erfasst werden sollten. Buchhaltungsprogramme übernehmen oft die Sortierung und helfen, Fehler zu vermeiden.
Maßgeblich ist auch die richtige Ablage, denn Dokumente müssen geordnet, auffindbar und sicher gespeichert sein, und das für mindestens zehn Jahre. Dazu zählen neben Rechnungen und Quittungen auch
- Kontoauszüge
- Inventarlisten und Bestandsnachweise
- Angebote
- Kassenbücher oder Kassenaufzeichnungen
- Lieferscheine
- Steuerbescheide und Steuererklärungen
- Lohn- und Gehaltsunterlagen
- Zahlungsbelege
- Verträge und Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten
Schon kleinere Unstimmigkeiten, wie fehlende Buchungstexte oder doppelte Einträge, führen bei einer Betriebsprüfung mitunter zu Problemen. Auch Betriebe aus Oer-Erkenschwick sollten daher früh auf eine gute Struktur achten.
E‑Rechnungen sind kein Hexenwerk
Obwohl viele Kleinunternehmer bislang bei PDF-Rechnungen geblieben sind, wird die strukturierte elektronische Rechnung ab 2025 zunehmend relevanter, insbesondere beim Handel innerhalb der EU. Einen guten Einstieg bietet das kostenlose E‑Rechnung-eBook von Lexware, das zeigt, wie Rechnungen so aufgebaut werden, dass sie in digitale Systeme passen und zugleich GoBD-konform bleiben.
Weniger Aufwand, mehr Überblick durch Digitalisierungsmaßnahmen
Digitalisiert man sein Rechnungswesen, ärgert man sich weniger mit Papierkrieg herum und behält einen besseren Überblick. Aktuelle Tools erkennen zum Beispiel automatisch, wenn eine Umsatzgrenze überschritten wird. Außerdem ermöglichen sie das einfache Einpflegen von Zahlungsbelegen und das unkomplizierte Archivieren, ganz ohne manuelle Sortierarbeit am Jahresende.
Praktische Schritte zur sofortigen Umsetzung
Für viele Kleinunternehmer ist es hilfreich, einen festen Tag pro Woche oder Monat einzuplanen, an dem man Eingangs- und Ausgangsrechnungen digital erfasst und prüft. Viele Buchhaltungsprogramme erkennen E‑Rechnungen allerdings automatisch und ordnen sie den richtigen Vorgängen zu. Auf diese Weise sparen Kleinbetriebe in NRW Zeit und vermeiden Fehler.
Maßgeblich ist dabei überdies, Rechnungen mit dem Hinweis auf § 19 UStG zu versehen, damit der Kleinunternehmerstatus klar ersichtlich bleibt. Sollte sich abzeichnen, dass die Umsatzgrenze überschritten wird, empfiehlt sich eine schnelle Kontrolle.
Legt man Belege systematisch und digital ab, hat man bei einer Betriebsprüfung oder bei anstehenden Fristen weniger Stress und eine bessere Übersicht. So behalten Kleinunternehmer in NRW den Überblick über ihre Steuerangelegenheiten und konzentrieren sich ungestört auf ihr Kerngeschäft.
